文書をまたいで、根拠付きで回答
作業標準書、社内規程、過去案件の資料を横断検索。回答には参照した文書名や箇所を示し、担当者が内容を確かめられる形にします。
社内情報を活かす、
現場に根づく生成AI。
必要な手順書が見つからない。帳票や議事録の作成に時間がかかる。Warashina Vision G.K.は、社内検索と定型業務の自動化を、確認しやすい運用設計とともに支援します。
社内ナレッジ検索基盤
探す時間を、仕事を進める時間へ。
社内文書をまとめて検索し、回答の根拠まで確認できる仕組みを整えます。まずは使う資料と閲覧範囲を決めます。
作業標準書を探しやすく
工程名や作業内容から関連手順を検索。現場で使う呼び方も踏まえて、資料の整理方法を検討します。
閲覧権限を反映
部門や役割ごとの閲覧範囲を設計し、回答にもその制御を適用します。見せてよい情報から始めます。
資料の更新を運用に組み込む
改訂された規程や手順書をどう反映するか決め、古い情報が回答に残るリスクを抑えます。
帳票読み取り・業務自動化
手入力が続く定型業務を見直す。
業務ごとに入力元と確認担当を整理し、自動化する範囲を決めます。判断が必要な箇所は人の確認を残します。
注文書・帳票の読み取り
紙やPDFの項目を読み取り、既存の入力先へ渡す流れを設計します。
- 品目・数量などの項目抽出
- 読み取りにくい箇所を確認
- 登録前の担当者レビュー
見積書の下書き作成
依頼内容や過去の条件をもとに、担当者が確認する下書きを作成します。
- 必要項目の不足を確認
- 参照する価格資料を限定
- 確定前に担当者が承認
内容を分類し担当へ振り分け
メールや受付内容を分類し、担当部署への引き継ぎを支援します。
- 分類項目と振り分け先を定義
- 判断しづらい内容を保留
- 対応状況を記録
記録の下書きから、確認までをひと続きに。
「AIが作るのは確認しやすい下書き。記録を確定するのは、現場を知る担当者です。」
Warashina Vision G.K.が重視する、記録自動化の運用原則。
01 入力会議音声や現場メモを受け取る
02 下書き要点や記録項目を整理する
03 確認担当者が修正・承認して確定する
議事録の要約や現場記録の入力を支援し、承認前の見直し箇所を明確にします。用途に合わない情報を自動で確定する運用にはしません。
安全に使うための設計
使い始める前に、守る線を決める。
Warashina Vision G.K.は、明石・神戸周辺の企業が日々扱う文書や業務の流れを確認し、生成AIを入れる範囲を一緒に定めます。閲覧権限、入力してはいけない情報、人が確認する工程を先に決めます。利用ログや資料の更新方法も運用に合わせて整理。小さな対象業務から始めます。
導入前に確認すること
部門・役割ごとの閲覧権限
入力禁止事項と個人情報の扱い
人による確認・承認の手順
利用ログと文書更新の担当
導入前に気になること。
社内資料が整理されていなくても相談できますか。
はい。資料の保存場所や更新状況を確認し、対象を絞って整理の進め方を決めます。
AIの回答をそのまま社外へ送りますか。
用途に応じて、担当者の確認や承認を挟む設計にします。自動送信の可否も事前に決めます。
閲覧権限が異なる資料も扱えますか。
部門や役割ごとの権限を確認し、見せてよい情報の範囲に合わせて構成します。
どの業務から自動化するのがよいですか。
繰り返し発生し、入力や確認の流れを説明できる業務から検討します。判断が難しい箇所は人の確認を残します。
まず何を準備すればよいですか。
困っている業務の例と、使っている文書や帳票が分かれば相談を始められます。機密資料の共有は必要性を確認してから進めます。
生成AIを、現場の仕事に合わせて。
検索や帳票処理など、気になる業務からご相談ください。